Hazırlıksız Konuşurken Nasıl Kendinize Güvenebilirsiniz?

Topluluk önünde konuşmak, belki hitap ettiğimiz kişi sayısı az bile olsa, bir çoğumuzun iple çektiği bir durum değil. Bunun bilime dayanan bir çok nedeni var. (Belki ilerideki yazılarımın birinde bundan bahsedeceğim.) Ama yine de hayatımızın bir çok alanında her an hazırlıksız bir konuşma yapmamız gerekebiliyor. Bu, herhangi bir ortamda birisini gruba tanıtmak olabilir, yeni bir fikir hakkındaki görüşünüz sorulduğunda kendinizi ifade etmek olabilir, veya yaptığınız bir sunumun sonundaki soru-cevap bölümü olabilir.

Hazırlıklı bir konuşma bile bizi günler öncesinden heyecanlandırırken, hiç hazırlığımızın olmadığı bir anda kalkıp bir şeyler söylemeye çalıştığımızda hemen aklımıza iki soru geliyor:

1. Ne söyleyeceğim?
2. Nasıl söyleyeceğim?

Hatta bir çok durumda ortaya çıkıp bir şeyler söyledikten sonra yerimize otururken kendimizi “Ben acaba neler söyledim?” diye merak ederken de bulabiliriz. Aşağıdaki birkaç basit yöntemi uygulayarak, bir sonraki hazırlıksız konuşma ‘fırsatını’ daha iyi değerlendirebilir ve karşınızdaki kişilerde olumlu bir etki bırakabilirsiniz. Bu yazıyı yazarken Toastmaster dergisinin Ağustos 2016 sayısında Matt Abrahams tarafından yazılan makaleden esinlendim. Hemen hayatımıza uygulayabileceğimiz pratik öneriler içeriyor. Kendi anladıklarımı aşağıda sizlerle paylaşıyorum.

1) Mükemmel Olmaya Çalışmayın

Aniden bir konuşma yaptığımızda mükemmel olmaya çalışmak, en doğru şeyleri söylemeye çalışmak aslında iyi bir konuşma yapabilmenin önündeki en büyük engellerden biridir. Harikulade bir hazırlıksız konuşma yapmaya çalışmak yerine, sadece sizden istenen şeyi yapmaya odaklanarak kendinizi çok daha rahat bir şekilde ifade edebilirsiniz. Sizden istenen şey yazının başında bahsettiğim gibi birini tanıtmak, bir konu hakkında fikrinizi paylaşmak, ya da bir sunumun sonunda sorulan sorulara cevap vermek olabilir.

2) Duruma Bakış Açınızı Değiştirin

Birisi sizden bir anda kısa bir konuşma yapmanızı istediğinde bu duruma nasıl baktığınız da önemli. Bunu bir krizden ziyade fırsat olarak görebilirsiniz. Örneğin, sunumunuzun sonundaki soru cevap seansı aslında sizin daha da iyi anlaşılmanızı sağlamak, dinleyiciler ile diyaloga girmek ve fikirlerinizi daha da netleştirmek için harikulade bir fırsattır. Veya, fikrinizi paylaşmanız istenen bir durumda, “Eyvah, bunu en doğru şekilde yapmazsam yandım!” diye düşünmek yerine bu durumu düşüncelerinizi aktarmak ve olumlu bir izlenim yaratmak için iyi bir fırsat olarak değerlendirebilirsiniz.

3) Önceden Rahat Edeceğiniz Yapılar Oluşturun

Yazılarını ve kitabını çok beğendiğim, beyin ve onun nasıl çalıştığı konusunda ileri gelen bilim insanlarından biri olan John Medina’ya göre, insan beyni belirli bir yapı ile aktarılan bilgiyi dağınık bilgiye oranla %40 daha etkili bir şekilde işleyebiliyor. Siz de konuşmalarınızda daha önceden deneyeceğiniz ve rahat edeceğiniz konuşma yapıları kullanabilirsiniz. İşte iki örnek:

        1) Problem – Çözüm – Fayda: Konuşmanızın girişinde mevcut problemin ne olduğundan bahsedip, ardından bu problemin giderilmesi için ne tür bir çözüm gerektiğini anlatabilirsiniz. Sonrasında da bu çözümü uygulamanın ne tür faydalar yaratabileceğini aktarabilirsiniz.

Örneğin; “Bu konudaki fikrimi sorduğunuz için teşekkür ederim. Ben bahsettiğiniz __________’in şu sorunla alakalı olduğunu düşünüyorum. Bu durumda uygulayabileceğimiz çözümlerden biri ___________________ olabilir. Bunun da bize faydası _______________________ şeklinde olacaktır.”

        2) Durum nedir? Bu neden önemli? Bundan sonraki adımlar nedir?: Bu yapıyı kullanırken mevcut durum hakkında kısa bir bilgilendirme yapıp, bu durumun neden önemli olduğunu aktarırsınız. Ardından da yapılması gereken şeyler varsa onlara değinerek, atılmasını istediğiniz adımları net bir şekilde karşınızdakilere aktarırsınız.

Örneğin; “Halihazırda ______________ durumunun gerçekleştiğini görüyoruz. Bu durum bizler için ______________ ve _____________ nedeniyle oldukça önemli. Bundan sonra ________________ şeklinde hareket ederek istediğimiz sonuca ulaşabileceğimizi düşünüyorum.”

Bu basit yöntemleri uygulayarak, tüm dikkatlerin size döndüğü ve bir şeyler söylemeniz beklenen bir sonraki anınıza şimdiden hazırlık yapabilir ve o esnada bunu bir mesele olarak görmek yerine sürecin tadını çıkartabilirsiniz.

Etkili Beden Dili için 3 Pratik Tüyo

Bir çok farklı yazıda iletişimin yüzde şu kadarının kelimeler, şu kadarının ses tonu, şu kadarının da beden dili olduğunu okumuşsunuzdur. Her birinin kaynağı ayrı, her birinin de yüzdeleri ayrı. İki taraf arasındaki iletişimin yüzdeye dökülerek ne kadarının ne olduğunu söyleyebilmek çok kolay veya doğru olmasa gerek. Ancak yine de tartışılmaz bir nokta, beden dilinin iletişim üzerinde gerçekten de yüksek bir etkisi olduğudur. Birinin size kaşları çatık, kolları çapraz bir şekilde “seni seviyorum” dediğini düşünün… Pek de inandırıcı olmaz değil mi?

Tıpkı sözlü iletişimde olduğu gibi, sunumlarda da dinleyicilere hitap ederken beden dilimizin etkisi oldukça yüksek. Bu nedenle bir sonraki sunumunuzda aşağıdaki 3 noktaya dikkat ederek siz de dinleyicileriniz üzerinde daha da olumlu bir etki yaratabilirsiniz.

1) Göz Teması Kurun

Dinleyicileriniz ile göz teması kurduğunuzda sunumu ve konuşmanızı daha güçlü bir kişisel bağlantı ile yapabilirsiniz. Karşınızdaki kişiler onlara bakmadığınız zaman dikkatlerini de size vermekte zorlanabilirler veya kendilerini sunumun bir parçası gibi hissetmeyebilirler ve sizden kopabilirler. Göz temasını etkili kullanabilmek için Sunucu Ekranı Kullanın ve Dikkati Üzerinize Toplayın yazılarını da okumanızı tavsiye ederim.

2) Ellerinizi Kullanın

Konuşmanız esnasında ellerinizle yapacağınız hareketler ile bahsettiğiniz noktaların önemini ifade edebilirsiniz. Bu da dinleyicilerinizin o noktalara daha dikkatli bir şekilde odaklanmalarını sağlayacaktır. Büyük bir şeyden bahsederken kollarınızı büyük açabilir, küçük bir sorundan bahsederken baş parmağınız ile işaret parmağınızı kullanarak sözlü ifade ettiğiniz kelimeleri destekleyecek hareketler yapabilirsiniz. Aynı zamanda dinleyicileriniz anlattıklarınızı belli hareketler ile eşleştirdiğinde, o konular akıllarında daha kolay yer edinecektir.

3) Açık Bir Duruş Sergileyin — Kürsüden Kurtulun

Sunum esnasında dinleyicilerden bazı konularda daha açık düşünmelerini isterken beden dilinizin kapalı ise, bu kesinlikle onların gözünden kaçmayacaktır. Ağzımızdan çıkan cümleler ile bedenimizin ifade ettiği anlamın birbiri ile uyumlu olması gerekir. Bir çoğumuz sahnede kürsü olan bir etkinlikte otomatik olarak onun arkasından konuşmaya alıştık. Ancak bu dinleyici ile aramıza sadece düşünsel değil, fiziksel bir engel de koyuyor. Bu nedenle, açık bir beden iletişimi kurarken mutlaka kürsünün arkasından çıkın ve kollarınızı açarak dinleyici ile mümkün olan en kuvvetli bağı kurun.

Zorluk Çıkaran Bir Katılımcıyı Nasıl Yönetebilirsiniz?

“Bu söylediğiniz çok saçma. Bu şekilde düşündüğünüze göre geri zekâlı olmalısınız!”

Daha önceki yazılarımın birinde, kızgın bir dinleyici ile nasıl başa çıkabileceğimizden bahsetmiştim. Bu sefer de açık bir şekilde zorluk çıkaran bir dinleyici karşısında neler yapabileceğimizden bahsedelim.

Sunum veya herhangi bir konuşma yaparken bazen, yukarıdaki kadar ağır olmasa da açık bir şekilde sizi zorlayacak tepkiler alabilirsiniz. Anlattığınız konu ne olursa olsun dinleyicilerinizden bazıları hoşuna gitmeyen bir konuda fikrini beyan ederken, kızgınlığını ve saldırganlığını konudan ziyade sizin şahsınıza yöneltebilir. Böyle bir durum gerçekleştiği anda, olayı büyütmemek ve daha da kötüsü, kontrolü kaybetmemek için ilk birkaç saniye içinde yapmanız ve yapmamanız gereken bazı şeyler var.

Karşınızdan zorlayıcı hatta hakaret içeren bir tepki aldığınızda, konuşmanın desibeli yükselmeye ve ortam hararetlenmeye başladığında ilk hatırlamanız gereken, karşınızdaki kişinin amacının büyük ihtimalle size kontrolü kaybettirmek olduğudur. Hem bağırdığında hem de kelimeleri ile saldırıya geçtiğinde, niyeti sizin duygusal bir tepki vermenize yol açmaktır. Çünkü siz sakin duruşunuzu kaybeder ve sonradan pişman olabileceğiniz duygusal bir tepki verirseniz karşınızdaki kişi eli kuvvetli pozisyona geçecektir.

Kendinizi böyle zor bir durumda bulursanız, her ne kadar kendinizi kontrol etmek biraz çaba gerektirse de asla yüksek sese eşit derecede veya daha yüksek sesle cevap vermeyin. Sizin de sesinizi yükseltmeniz ve fevri davranmanız, iplerin artık sizin elinizde olmadığını gösterir.

Aksine, iki adımdan oluşan bir yöntem ile önce bu durumu kontrol altına alabilir, ardından da sizin istediğiniz yönde ilerlemesini sağlayabilirsiniz:

1. Sakin olun. Size karşı çıkan kişiyle göz temasınızı kaybetmeden, ölçülü biçimde ve otoriter bir ses tonu ile konuşun. Kontrolün sizde olduğunu göstermek için, kullandığınız ses tonunun mutlaka karşınızdaki kişinin ses tonundan daha alçak olmasına özen gösterin.
2. Uygun kelimeler ile karşınızdakine bu davranışının kendisine veya başkasına bir fayda sağlamayacağını hatırlatın. Örneğin; “Buradaki amacımız bir konuda uzlaşmak veya deneyimlerimizi paylaşmak. Ama şahsıma yönelttiğiniz bu sözler ile sağlıklı bir iletişim kuramayız ve ortak bir noktada buluşamayız.”

Bu iki maddeyi uygularken amacımız karşımızdaki kişiye bir mesaj vermek. Onun saldırısından çekinmediğimizi ve korkacak bir şeyimiz olmadığını, ama onunla aynı seviyeye de inmeyeceğimizi beyan ediyoruz. Aksi halde biz de yapılan sözlü saldırıya aynı hararetle cevap verirsek, bulunduğumuz ortam bir tartışma veya fikir paylaşım ortamı olmaktan çıkıp, kimin sesisin daha yüksek ve gür çıktığına dair gereksiz bir yarışma ortamına döner.

Doğru Sunum Akışı için Kolay Yöntem

PowerPoint veya Keynote gibi programlar, görsel tasarım programları olduğu için, sunum hazırlığının başında yapmamız gereken şeyin, fikirleri ve bilgileri derhal slaytlara yerleştirmek olduğunu düşünebiliriz. Ancak bunun öncesinde esas yapmamız gereken şey, sunumda bahsedeceğimiz konuları doğru bir şekilde sıralamaktır. Bunu ister bir kağıt üzerinde ya da yapışkan kağıtlar ile veya sunum programını kullanarak yapabiliriz.

Bu sıralamayı yaparken, her bir slayt başlığı olarak ne yazmak istediğinizi düşünün. Bu slaytta hangi fikri veya kavramı aktarmak istiyorsunuz? Bu slayt perdeye yansırken siz nelerden bahsedeceksiniz? Dinleyiciler sadece bu slaytın başlığını okusa bile, onlara ne aktarmak istediğinizi kolaylıkla anlayabilirler mi? Bu son soruya evet diyebilmek oldukça önemli. Çünkü dinleyicileriniz slayt değiştiğinde ilk olarak varsa slayt başlığına bakıp gerisini dikkate almayabilir. Bir toplu taşıma aracında giderken yanınızdaki kişinin okuduğu bir gazeteye göz gezdirdiğinizi düşünün. Hızlı bir şekilde haber başlıklarına bakar, ama küçük yazılara ilgi göstermezsiniz, değil mi? Dinleyicileriniz de aynı şekilde, sizin slayt başlıklarınıza hızlı bir şekilde bakıp daha fazla ilgi gösterip göstermeme konusunda anlık kararlar verirler.

Dinleyicilerin slaytlarınıza ilk baktıkları anda ne anlatmak istediğinizi anlayabilmeleri için, başlıkları yazarken, o slaytta anlatılmak istenen ana fikri kısa bir cümle ile ön plana çıkartın. Örneğin; “4. Çeyrek Sonuçları” yerine “4. Çeyrekte Pazar Payımızı Büyüttük”. Veya, “Fonların Yıllık Getirisi” yerine “Fonlarımız Yıllık Bazda %19 Getiri Sağladı”. Slayt başlığı olarak kullanacağınız kelimeler reklam sloganları kadar önemli. Bu sayede, sadece başlıklar akılda kalsa bile, aktarmak istediğiniz fikir de başlıklarla birlikte akılda kalacaktır.

Sunum akışını hızlı ve kolay bir şekilde sunum programına aktarmak için 3 adım:

1. Sunumunuzun akışını belirledikten sonra, hızlı bir şekilde slayt sıralamasını oluşturmak için PowerPoint programında Görünüm -> Ana Hat Görünümü özelliğini kullanarak slayt başlıklarınızı yazabilirsiniz.
2. Sol tarafta her bir satıra sadece bir başlık yazıp Enter’a bastığınızda program otomatik olarak yeni bir slayt açacak ve yazdıklarınızı slayt başlığı olarak yerleştirecektir.
3. Sunum hazırlığının bu noktasında, yazı tipi, renk, boyut vb. detaylara takılmadan sadece akışı oluşturan başlıkları programa aktarın.

Çok Acil Slayt Düzeltmesi Nasıl Yapılır?

Sunumlarda Yazı Tipi Seçimi

Sunumlarımızda hangi yazı tipi ve karakter boyutunu kullanacağımız önemli bir seçimdir. Bugün hangi işletim sistemini ve sunum programını kullanırsanız kullanın, bu tarz yazılımlarla birlikte gelen bir çok çeşit yazıtipleri mevcut. Bazı yazıtipleri ekranda ve yansıtılan görüntüde daha rahat okunur. Bazıları ise yazılı metin şeklinde kullanmaya daha elverişlidir.

Burada 3 ana yazı tipi “kategorisinden” bahsedeceğiz: Serif, Sans Serif ve Monospace.

SERIF YAZI TİPİ

Daha çok okunmak üzere yazılan metinlerde kullanılır. Harflerin uçlarında bulunan çıkıntılar yanyana duran harfleri okurken gözün daha rahat bir şekilde takip edebilmesini sağlar. Bu da okumanın daha kolay bir hal almasını sağlar. Serif, aşağıdaki harflerde bulunan kırmızı uzantılardır.

Serif kategorisindeki yazı tiplerinden bazıları: Georgia, Times New Roman.

SANS-SERIF YAZI TİPİ

Yukarıdaki uzantılara sahip olmayan karakterlerdir. Bu harfler ekranda ve yansıtılan görüntüde daha kolay okunur ve algılanır. Bu yüzden, bilgisayar destekli sunumlarınızda Sans-Serif yazı tipleri kullanmak daha uygundur:

Sans-Serif kategorisindeki yazı tiplerinden bazıları: Arial, Helvetica, Tahoma ve Verdana.

MONOSPACE YAZI TİPİ

Karakter genişliklerinin standart olduğu yazı tipidir. Örneğin, şu anda okumakta olduğunuz yazı karakterinde I harfi ile O harfinin genişliği farklıdır. Monospace yazı tiplerinde ise I ve O birebir aynı genişliğe sahiptir. Eğer yazılı dokümanlarınızda veya sunumlarınızda, özellikle alt alta gelen rakkamlar veya toplamlar göstermeniz gereken durumlarda mutlaka kullanın. Harf ve rakkamlarda olduğu gibi, boşluk (space) karakteri de aynı genişliğe sahip olduğu için monospace yazı tipinde karakterleri hizalamak çok kolaydır.  Aşağıdaki örneklerde ilk üç satırdaki karakterler farklı genişliğe, ondan sonra gelen üç satırdakiler ise aynı genişliğe sahiptir. Hem satır sonundaki TL harflerinin hem de iki noktaların nasıl hizalandığına dikkat edin:

    2021 Maliyet Toplamı : 10.980,45 TL
           Yıllık Amortisman :  9.240,20 TL
                              Toplam : 20.220,65 TL

2021 Maliyet Toplamı : 10.980,45 TL
   Yıllık Amortisman :  9.240,20 TL
              Toplam : 20.220,65 TL

Yukarıda bahsedilen 3 özellik, yazı tipinin kategorisidir. Bir başka önemli nokta ise yazı tipinin kendisinin nasıl göründüğüdür. Örneğin, ciddi bir şirket sunumunda Comic Sans yazı tipini kullanmak sunumun içeriği veya konusu ile örtüşmeyecektir. Aynı şekilde, insanların kendilerini rahat hissetmeleri gereken bir sunum ortamında sürekli koyu, kalın ve ağır harfler kullanmak da dinleyicileri gereksiz bir ciddiyet içine sokabilir. Sunumunuzda hangi yazı tipinin en uygun olacağına siz karar vereceksiniz. Ancak en az hangi yazı tipini kullanacağımız kadar önemli bir nokta daha, yazı karakteri boyunun ne olacağıdır.

Küçük boyutlardaki yazılar sunum yaptığınız mekandki herkes tarafından rahatlıkla okunmayabilir. Özellikle bir kaç sıradan fazla arkaya doğru giden bir oturma düzeni varsa, yansıtılan görüntüdeki küçük karakterler arka sıralarda oturan kişiler tarafından hiç okunmayabilir.

Akılda Kalmak için Merak Uyandırın

İnsanların merak duygusunu kullanarak başarılı sunumlar yapabileceğinizi biliyor muydunuz? Bu duyguyu kullanarak yaratacağınız tatlı bir gerginlik, sunumda aktardıklarınızın daha kuvvetli bir şekilde akılda kalmasını sağlar.

Başarılı birçok sinema filminin ortak bir yanı var. Filmdeki ana karakter ilk başta sıkıntılarla dolu bir dönüşüm yolculuğundan geçer. Bu kavramın adı “Kahramanın Yolculuğu” olarak biliniyor. Burada bu kavramın detaylarına girmeyeceğim, ama en genel anlamıyla kahramanın yolculuğu, filmdeki ana karakterin ilk mücadeleden nihai başarıya kadar geçirdiği yolculuğu ve bu yolculukta atlattığı mübadeleleri anlatır. Eğer film gerçekten başarılı ise, bizler de izleyiciler olarak o karakter ile empati kurar, o istediği başarıya ulaştığında bizler de mutlu oluruz. İşte o anda, tüm film boyunca işlenen tatlı bir gerginlik en nihayetinde çözümlenir ve bizler de rahat bir nefes alırız. Bu tatlı gerginliğin dozuna ve yoğunluğuna göre film bizim hatıramızda geçici veya kalıcı yer edinir.

Tıpkı filmlerde olduğu gibi, aslında sunumlarda da dinleyicileri bir yolculuğa çıkartıyoruz. Eğer onları bilgi bombardımanına tutup ardı ardına gelen slaytlar ile boğuyorsak bu yolculuk — ve tabii ki biz de — onlar için hoş olmayan bir anı olarak akıllarında kalıyoruz. Oysa yine filmlerde kullanılan tatlı bir gerginliği sunumlara dahil ederek dinleyicilerde bir merak duygusu yaratabiliriz. Bu merak duygusu karşımızdakilerin bizi daha dikkatli ve ilgili bir şekilde dinlemesini sağlar. Çünkü onlar da kendi içlerinde, yarattığımız bu tatlı gerginliğin nasıl çözümleneceğini görmek ve rahatlamak isterler.

Örneğin, yeni bir ürünün tanıtımını yapıyorsanız, o ürünün özelliklerinden hatta faydalarından bile bahsetmeden önce, hayali bir karakter yaratabilir ve sunumda o karakterin yaşamını dinleyicilere aktararak onunla empati kurmalarını sağlayabilirsiniz. Ardından, tanıtımını yapacağınız ürünün yokluğu nedeniyle o kişinin hayatında meydana gelen tatlı bir gerginlik senaryosunu konuşmanıza dahil edebilirsiniz. Böylece dinleyicileriniz, daha önceden empati kurdukları bu karakterin yaşamındaki tatlı gerginliğin nasıl çözümleneceğini merak edecek ve ürün ile teknik özelliklerinin ötesinde duygusal bir bağ kuracaktır. Dünyada birçok başarılı marka bu tarz yöntemleri kullanarak artık müşterilerine ürünlerinin faydalarından ziyade onu kullanmaları halinde yaşayabilecekleri bir ‘deneyim’ satıyor.

Siz de sunumlarda herhangi bir konudan bahsederken, bu ister bir ürün, hizmet veya hatta çeyrek sonu finansal rapor olsun, sadece bilgi aktarımı yapmak yerine, dinleyicilerin duygularına hitap edebilecek, onların merakını kabartacak, bu sayede de anlattıklarınızın kesinlikle daha fazla akıllarında kalacağı bir şekilde aktarım yapabilirsiniz.