«¿Podría hacer que la presentación no dure una hora sino 5 minutos …?»
¿Qué hacer ante esta situación?

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Durante décadas, hemos escuchado frases como, «¿Qué le diría al presidente de la empresa para la que trabaja o desea hacer negocios, si lo encontrara en el ascensor?» A veces son 10 segundos, a veces son 7 segundos. Lo primero que se me pasa por la cabeza con este tipo de preguntas es la idea de que esta persona, que probablemente está bastante ocupada en su vida diaria, al menos poder disfrutar de un corto viaje en ascensor en paz. Personalmente, no me gusta la idea de forzarlos a hacer un lanzamiento solo porque pasaron al mismo ascensor que nosotros.

Sin embargo, supongamos que esta es una oportunidad única en la vida y es absolutamente necesario que les ofrezcas. Ahora, según la altura entre el piso en el que embarca el elevador y el piso de destino, y la distancia que recorre el elevador por segundo, es predecible cuánto tiempo tomará este viaje. Sin embargo, en el mundo de las presentaciones, en cualquier momento puedes enfrentarte a una situación en la que la duración asignada se reduce repentinamente a muy poco tiempo. (Imagínate que el ascensor que tomó desde el piso 86 llegara a la planta baja después de solo un segundo).

Digamos que te presentarás frente a tu gerente o posible gran cliente. Ciertamente, son personas a las que quieres impresionar, ya que sus acciones después de la presentación pueden afectar tu trayectoria profesional o tus cifras de ventas. Entonces, quieres sacar la máxima de la presentación. Y según tu correspondencia anterior con la empresa o su asistente, se enteró de que esta reunión duraría más o menos una hora. Te has preparado a ti mismo y a tu narrativa en este sentido.

Sin embargo,algunos minutos antes de comenzar la presentación completa, se te comunican que debido a un cambio inesperado en la agenda, la persona pertinente ya no tiene la hora completa. Para peor, la próxima fecha de reunión disponible es la segunda semana de febrero de 2179. Entonces, «¿podría hacer que la presentación no dure una hora sino 5 minutos …?»

¿Qué hacer ante esta situación?

Tenemos dos opciones:

1. Puedes hablar sobre los mismos temas que hablarías en 60 minutos, pero ahora en 5 minutos, por lo tanto, haz la misma presentación 12 veces más rápido.
2. Dices: «¡No hay problema!» Inmediatamente llegas a tu ordenador portátil, se pone su sombrero de ninja y comienza a cortar diapositivas innecesarias en el acto. Solo necesitas decidir qué 10 diapositivas mantendrás de la presentación de 120 diapositivas. No es gran cosa, ¿verdad? (Recuerda, por cierto, es posible que tu período de 5- minutos ya haya comenzado).

Por haber probado ambos métodos de manera persistente en el pasado y ha pasado por su parte justa de vergüenza, puedo decir con absoluta precisión que ninguno de los métodos funciona y ambos resultarán en una catástrofe de comunicación. Sin embargo, antes de enfrentar tal situación, hay dos palabras de oro a tener en cuenta y mantener un alto nivel de éxito potencial, incluso si las cosas salen de improviso: Preparación avanzada.

Cuando estés preparado de antemano, puedes adaptarte muy rápidamente a cualquier cambio situacional que encuentras y puedes entregar con éxito la presentación sin verte afectado por las consecuencias negativas.

Aquí hay algunos consejos probados y comprobados sobre cómo hacer esto, especialmente con limitaciones de tiempo de último minuto:

1. Repasa tu presentación algún tiempo antes de la reunión. Ten en cuenta el tiempo asignado y determina qué puntos son los más importantes.
2. Pregúntate: «Incluso si mi tiempo de uso de la palabra se reduce a la mitad o en cuatro, ¿cuáles son las cosas que no puedo omitir en absoluto? ¿Cuáles son las piezas de contenido indispensables que TENGO que transmitir? ” y guarda dos versiones diferentes del archivo en tu ordenador. Por ejemplo, además del archivo original Client_Presentation.pptx, guarda otra versión con menos diapositivas y nombralo Client_Presentation_ExecSummary.pptx (En lugar de simplemente ocultar las diapositivas en caso de que tu tiempo se acorte en el último minuto, el propósito de guardarlas por separado archivos es en realidad no preocuparte por ocultar diapositivas en ese momento que puedes tener otras cosas).
3. Ahora tendrá dos archivos de presentación, el regular y otro más corto. Pero antes de ir a la reunión, repasa esta nueva versión un par de veces y confirme que las transiciones entre temas que acaba de editar son armoniosas y significativas.

Ahora estás listo de antemano ante cualquier cambio de última hora. No hay que hablar de prisa  saltar rápidamente algunas diapositivas hacia el final de la presentación y utilizar frases como «En realidad, estos no son muy importantes». (Porque si no son muy importantes, ¿por qué se incluyeron en la presentación en primer lugar?)

Me gusta leer sobre cómo nuestra audiencia comienza a evaluar nuestro desempeño, incluso antes de que abramos la boca para decir las primeras palabras. Cuando logramos con elegancia un cambio significativo que encontramos en el último momento, gracias a nuestra preparación previa, seguramente crearemos una impresión positiva en esas mismas personas que tienen el poder de decidir si quieren avanzar en la dirección que les pedimos.