«¿Podría hacer que la presentación no dure una hora sino 5 minutos …?»
¿Qué hacer ante esta situación?

Photo by Sourav Mishra from Pexels

Durante décadas, hemos escuchado frases como, «¿Qué le diría al presidente de la empresa para la que trabaja o desea hacer negocios, si lo encontrara en el ascensor?» A veces son 10 segundos, a veces son 7 segundos. Lo primero que se me pasa por la cabeza con este tipo de preguntas es la idea de que esta persona, que probablemente está bastante ocupada en su vida diaria, al menos poder disfrutar de un corto viaje en ascensor en paz. Personalmente, no me gusta la idea de forzarlos a hacer un lanzamiento solo porque pasaron al mismo ascensor que nosotros.

Sin embargo, supongamos que esta es una oportunidad única en la vida y es absolutamente necesario que les ofrezcas. Ahora, según la altura entre el piso en el que embarca el elevador y el piso de destino, y la distancia que recorre el elevador por segundo, es predecible cuánto tiempo tomará este viaje. Sin embargo, en el mundo de las presentaciones, en cualquier momento puedes enfrentarte a una situación en la que la duración asignada se reduce repentinamente a muy poco tiempo. (Imagínate que el ascensor que tomó desde el piso 86 llegara a la planta baja después de solo un segundo).

Digamos que te presentarás frente a tu gerente o posible gran cliente. Ciertamente, son personas a las que quieres impresionar, ya que sus acciones después de la presentación pueden afectar tu trayectoria profesional o tus cifras de ventas. Entonces, quieres sacar la máxima de la presentación. Y según tu correspondencia anterior con la empresa o su asistente, se enteró de que esta reunión duraría más o menos una hora. Te has preparado a ti mismo y a tu narrativa en este sentido.

Sin embargo,algunos minutos antes de comenzar la presentación completa, se te comunican que debido a un cambio inesperado en la agenda, la persona pertinente ya no tiene la hora completa. Para peor, la próxima fecha de reunión disponible es la segunda semana de febrero de 2179. Entonces, «¿podría hacer que la presentación no dure una hora sino 5 minutos …?»

¿Qué hacer ante esta situación?

Tenemos dos opciones:

1. Puedes hablar sobre los mismos temas que hablarías en 60 minutos, pero ahora en 5 minutos, por lo tanto, haz la misma presentación 12 veces más rápido.
2. Dices: «¡No hay problema!» Inmediatamente llegas a tu ordenador portátil, se pone su sombrero de ninja y comienza a cortar diapositivas innecesarias en el acto. Solo necesitas decidir qué 10 diapositivas mantendrás de la presentación de 120 diapositivas. No es gran cosa, ¿verdad? (Recuerda, por cierto, es posible que tu período de 5- minutos ya haya comenzado).

Por haber probado ambos métodos de manera persistente en el pasado y ha pasado por su parte justa de vergüenza, puedo decir con absoluta precisión que ninguno de los métodos funciona y ambos resultarán en una catástrofe de comunicación. Sin embargo, antes de enfrentar tal situación, hay dos palabras de oro a tener en cuenta y mantener un alto nivel de éxito potencial, incluso si las cosas salen de improviso: Preparación avanzada.

Cuando estés preparado de antemano, puedes adaptarte muy rápidamente a cualquier cambio situacional que encuentras y puedes entregar con éxito la presentación sin verte afectado por las consecuencias negativas.

Aquí hay algunos consejos probados y comprobados sobre cómo hacer esto, especialmente con limitaciones de tiempo de último minuto:

1. Repasa tu presentación algún tiempo antes de la reunión. Ten en cuenta el tiempo asignado y determina qué puntos son los más importantes.
2. Pregúntate: «Incluso si mi tiempo de uso de la palabra se reduce a la mitad o en cuatro, ¿cuáles son las cosas que no puedo omitir en absoluto? ¿Cuáles son las piezas de contenido indispensables que TENGO que transmitir? ” y guarda dos versiones diferentes del archivo en tu ordenador. Por ejemplo, además del archivo original Client_Presentation.pptx, guarda otra versión con menos diapositivas y nombralo Client_Presentation_ExecSummary.pptx (En lugar de simplemente ocultar las diapositivas en caso de que tu tiempo se acorte en el último minuto, el propósito de guardarlas por separado archivos es en realidad no preocuparte por ocultar diapositivas en ese momento que puedes tener otras cosas).
3. Ahora tendrá dos archivos de presentación, el regular y otro más corto. Pero antes de ir a la reunión, repasa esta nueva versión un par de veces y confirme que las transiciones entre temas que acaba de editar son armoniosas y significativas.

Ahora estás listo de antemano ante cualquier cambio de última hora. No hay que hablar de prisa  saltar rápidamente algunas diapositivas hacia el final de la presentación y utilizar frases como «En realidad, estos no son muy importantes». (Porque si no son muy importantes, ¿por qué se incluyeron en la presentación en primer lugar?)

Me gusta leer sobre cómo nuestra audiencia comienza a evaluar nuestro desempeño, incluso antes de que abramos la boca para decir las primeras palabras. Cuando logramos con elegancia un cambio significativo que encontramos en el último momento, gracias a nuestra preparación previa, seguramente crearemos una impresión positiva en esas mismas personas que tienen el poder de decidir si quieren avanzar en la dirección que les pedimos.

Tu próxima presentación puede literalmente hacer o deshacer tus sueños. ¿En qué lado de la ecuación quieres pararte?

Photo by Erik Mclean from Pexels

Hace poco estaba sentado en una sala llena de gente escuchando a emprendedores presentando sus lanzamientos, que querían recibir inversión para sus proyectos. Un proyecto en particular me llamó más la atención que los demás; pero en el punto álgido de la presentación, el equipo quería mostrar un video para demostrar cómo funcionaban sus productos y ahí fue donde cayeron las cosas.

El software de presentación no funcionó como se esperaba y el equipo se encontró frente a nosotros sin saber qué hacer. Nos dijeron que el video contenía puntos importantes para demostrar la funcionalidad del producto. Por eso pasaron los siguientes dos minutos intentar hacer que funcione. Por supuesto, estos dos minutos se dedujeron del tiempo total. Al final, el video no funcionó y uno de los miembros del equipo dijo tímidamente: «Si quieren ver el video, acérquense al escritorio después de la presentación». Yo era parte del equipo de inversionistas y al final de la sesión permanecí deliberadamente sentado para ver si alguno de los otros inversionistas se dirigía al escritorio para pedir ver el video. Ninguno de ellos lo hizo.

Si estás haciendo una presentación en vivo para una audiencia de inversores que decidirán si dar vía libre para llevar a término su proyecto; tales contratiempos tecnológicos son simplemente inaceptables. Cuando hay mucho en juego, debes asegurarte de que todo en la presentación vaya sin problemas. Es la responsabilidad del equipo de presentación, prever cualquier problema técnico y elaborar planes de contingencia para evitarlo en primer lugar o solucionarlo sin problemas.

Incluso en el año 2022 cuando la inteligencia artificial parece haber hecho grandes avances, siempre son propensos los fallos tecnológicos. Pero enfrentarlos durante la presentación de inversión no es una opción.

Aquí hay tres formas para asegurarte de que no tengas problemas con los videos en su próxima presentación:

1. No confía en la conectividad a Internet y lleva siempre contigo una versión sin conexión del video en un dispositivo de memoria extraíble.
   El software de presentación hace que sea demasiado fácil incrustar videos en línea existentes e incorporarlos a su presentación. Sin embargo, esta facilidad de uso conlleva un gran riesgo que no deseas asumir. En caso de algún problema con la conectividad, entonces no podrás mostrar el video. Por lo tanto, mantén siempre una versión del video en un formato compatible.
2. En lugar de hacer referencia al archivo de video como una fuente externa, introdúcelo directamente en la presentación.
   Anteriormente, cuando los ordenadores no eran lo suficientemente fuertes, incrustar videos directamente en las diapositivas conllevaba sus propios riesgos de congelar la presentación o tener que reiniciar el ordenador. Pero hoy en día, el software y los ordenadores están lo suficientemente optimizados para no experimentar tal problema a menos que estás utilizando archivos de video gigantes. En lugar de cambiar entre el software de presentación y el explorador de archivos para mostrar el video, incrusta el video directamente en las diapositivas para que se reproduzca en el momento adecuado cuando llegas a la diapositiva correcta.
3. Asegúrate de que toda la presentación funcione según lo previsto en múltiples plataformas y/o ordenadores.
   Es posible que estés preparando tu presentación en el software de Mac, pero es posible que debas presentarla en la plataforma de Windows o viceversa. Puedes incluso utilizar diferentes títulos de software de presentación para preparar y luego presentar en un entorno diferente. Si tienes la oportunidad de verificar tu configuración de presentación actual, recopila toda la información que puedes sobre la plataforma, el software y el tipo de ordenador que utilizarás para presentarla. Con esta información, intenta simularla con la mayor precisión posible de antemano para asegurarte de que todo saldrá bien cuando llegue el momento de entregar la presentación.

No hay nada seguro en la vida, salvo la muerte y los impuestos. Las mejores posibilidades para que todo salga bien en la próxima presentación no sería 100%; pero si suficientemente preparado y ensayado por adelantado, puedes hacer que ese número sea lo más alto posible.

Recuerde, tu próximo lanzamiento puede literalmente hacer o deshacer tus sueños. ¿En qué lado de la ecuación quieres pararte?

Otro error común que noto que los emprendedores cometen cuando me lanzan a mí oa otros inversionistas potenciales es la confusión entre una presentación de diapositivas y un documento dejado atrás.

Otro error común que noto que los emprendedores cometen cuando me lanzan a mí oa otros inversionistas potenciales es la confusión entre una presentación de diapositivas y un documento dejado atrás. No logran aprovechar el poder de estas dos cosas separadas.

Una presentación debe ser una ayuda visual ligera, fácil de digerir y simple. Y eso es exactamente lo que deberías hacer; ayudarte a transmitir tu mensaje de forma más clara y convincente. Un archivo de presentación no es un documento que deba contener mucha información. De hecho, idealmente, tu presentación debe ser lo suficientemente simple para que no tenga mucho sentido sin ti en la sala presentándola.

En este punto, podrías preguntar; «¿Pero qué pasa si los inversores potenciales piden un documento para inspeccionar más a fondo?» ¡Sí! Y eso es exactamente lo que debería ser; un ‘documento’ dejado atrás.

En este documento separado, puedes incluir más información para respaldar tus ideas, proporcionar cuadros detallados, gráficos, conjuntos de datos y otra información relacionada. Y este sería un documento que los inversores potenciales podrían leer, imprimir o incluso distribuir entre sus socios comerciales, todo a su propio ritmo. Y como lo harían en su propio tiempo, no se dividirían entre intentar leer la información y escucharlo simultáneamente.

Un buen documento para dejar atrás suele ser un archivo PDF o PPSX que lleva al lector a un viaje más profundo sobre tu negocio o la oportunidad que acabas de compartir con ellos en persona. Debe ser relativamente fácil de comprender, pero lo suficientemente completo para que el lector comprenda bien el mensaje, especialmente sin que tú estés allí.

Un recurso increíble y gratuito para aprender todo sobre estos documentos visuales que están destinados a ser leídos y referenciados en lugar de proyectarse, es SlideDocs de Duarte. Puedes descargar una copia completa y gratuita de su publicación en su sitio web .

Uno de los errores más comunes que cometen los empresarios al presentar a los inversores potenciales es tratar de educarlos.

Uno de los errores más comunes que cometen los emprendedores al presentarse a inversores potenciales es tratar de educarlos. Al educar me refiero a incluir en la presentación demasiada información sobre el proyecto, el negocio o los productos, y tratar de transmitirlo todo en muy poco tiempo, normalmente de 4 a 5 minutos durante una presentación regular.

Soy testigo de esto todo el tiempo, tanto como instructor de presentaciones, pero lo que es más importante, como inversor de startups. Y cuando eso sucede, les pregunto a los emprendedores por qué querían incluir todo en la presentación. Por lo general, me dicen que creen que los inversores podrían tomar una decisión mejor informada para invertir en la empresa si tuvieran un conocimiento total del producto o servicio.

Y aquí es donde se vuelve muy crítico identificar correctamente el objetivo del discurso de inversión de 4- a -5- minutos; no se trata de que los inversores potenciales comprendan todo sobre tu empresa o proyecto para que firmen el contrato de la inversión al final de la presentación. No, el objetivo de un breve discurso de inversión es en realidad lograr que los inversores potenciales se interesen lo suficiente en ti, tu proyecto o tu empresa para que simplemente quieran avanzar al siguiente paso contigo. Esta podría ser otra reunión con ellos con más socios o tomadores de decisiones presentes, una reunión privada para discutir más detalles o algo más.

Piense en la presentación inversionista como una primera cita. El objetivo de la primera cita no es que la otra persona decida casarse contigo al final de la cita, ¿verdad? No, si hicieras eso, lo más probable es que la cita salga terriblemente mal, y la otra persona probablemente pensaría en ti como raro y espeluznante. No, el objetivo de la primera cita sería generar suficiente interés, y un poco de curiosidad, por supuesto, en la otra persona para querer pasar al siguiente paso, que es una segunda cita. Y luego una tercera, antes que entablar una relación a largo plazo.

En este sentido, el objetivo de la presentación del inversor es generar suficiente interés y, por supuesto, un poco de curiosidad. Suficiente interés para que los inversores quieran pasar al siguiente paso contigo. Y no lo haces bombardeándolos con datos complicados, un monton de información o gráficos complejos. No, créame; en el mejor de los casos se desconectarán de ti o, en el peor, desearán que no estuvieras hablando con ellos en primer lugar. Ninguno de esos son buenos resultados para iniciar una relación comercial a largo plazo con ellos.

Entonces, en tu próxima presentación deja atrás tus diapositivas complicadas así como las declaraciones largas e interminables. Identifica y transmite el problema al que estás aportando una solución en términos muy simples. Crea el apetito para mantener la conversación mostrando cómo tu proyecto o negocio presenta una oportunidad en el mercado objetivo y por qué sería de su interés considerar invertir en ti. Daré información más detallada sobre cómo hacer eso, en otros articulos. Pero por el momento, en vez de intentar educar a sus inversores, mantén las cosas simples y fáciles de entender.