Değişim

E-posta programınızın gelen kutusunu boşaltın.

Neden

Boş bir mesaj kutusunun güzelliği gerçekten kayda değer. Sükunet ve huzur sağlar. Aksine, yapılması gerekenler, acil bekleyen işler ve okunması gerekenlerle dolu bir mesaj kutusu ise kaotik, stresli ve aşırıcı yorucudur.

Eğer şu anda mesajlarla dolup taşan bir posta kutunuz varsa, kendinize biraz nefes alacak alan yaratmanız gerekiyor. Aşırı yüklü bir posta kutusu oldukça yorucudur ve nereden başlamanız gerektiğini bilmiyor olabilirsiniz. Bu hafta, çok da fazla sıkıntıya girmeden, nereden başlayabileceğimizi inceleyeceğiz.

Nasıl

  1. Mail programınızda “Cevaplanacak” başlığı ile yeni bir klasör oluşturun. Size gelen ve bir cevap vermeniz gereken mesajları bu klasöre toplayacaksınız (hemen anında cevap verecekleriniz veya arşivleyecekleriniz hariç).
  2. Şimdi mesaj kutunuzdaki en önemli mesajları seçin. 10-15 tane acil cevap vermeniz gereken mesajları belirleyin ve bu yeni yarattığınız klasöre taşıyın. Buradaki tüm adımları hemen yapamayacak olsanız da, en azından bu “Cevaplanacak” klasöründen çalışmaya devam edebilirsiniz.
  3. Geçici olarak arşivleyin. Programınızda “Geçici” başlığı ile yeni bir klasör oluşturun. Bir önceki adımdan arta kalan diğer tüm mesajları bu klasöre taşıyın. Evet her şeyi! Zaman içinde bu mesajların da üstesinden geleceksiniz ama hemen şimdi değil. Bu sayede gelen kutunuzu boşaltarak kendinize nefes alma alanı yaratmış olursunuz.
  4. Bundan sonra gelen kutunuzun şişmesine izin yok. Kendi kendinize bir işleyiş kuralı oluşturun. Gelen her yeni mesaj şu süreçten geçsin: 1) Yukarıdan aşağıya doğru, gelen mesajları işleme alın; 2) Hızlı kararlar verin ve adım atın; 3) Şu beş adımdan birini seçin ve hemen uygulayın: Hızlıca okuyun ve hemen cevap yazın (6 cümleden az), “Cevaplanacak” klasörüne taşıyın, yönlendirin, arşivleyin veya silin. Her ne olursa olsun, yapmanız gereken yeni gelen mesajları gelen kutusundan çıkarmaktır.
  5. Üyesi olduğunuz ama aslında o kadar da çok takip etmediğiniz mail gruplarından, sosyal medya güncellemelerinden, haberlerden, ve benzeri otomatik mail gönderen sitelerdeki mail ayarlarınızı güncelleyin ve mesaj almamaya ayarlayın. “Geçici” klasörünüzde bu içerikle yer alan mesajları silin. Gerçekten ihtiyacınız olmayan diğer mesajları da silin.
  6. Ara sıra vakit bulduğunuzda, 5-10 dakikanızı ayırın ve “Geçici” klasörünün üzerinden geçin. Yukarıda yer alan 5 adımdan gerekli olan birini uygulayın. Asla ihtiyacınız olmayacağını düşündüğünüz yüzlerce maili ise toplu bir şekilde silin.